La projection : résolution, luminosité et connectiques
Le vidéoprojecteur est l'équipement le plus visible dans une salle de réunion, et l'un des plus susceptibles de vous faire perdre du temps si ce n'est pas le bon. Voici ce qu'il faut vérifier.
La résolution : Full HD minimum
Un vidéoprojecteur en Full HD (1920x1080) est aujourd'hui le standard minimum pour une présentation professionnelle. En dessous (720p ou moins), les textes fins, les tableaux et les graphiques deviennent flous, surtout sur un grand écran. Évitez les salles qui ne précisent pas la résolution du projecteur ou qui mentionnent "HD" sans autres précisions.
La luminosité : au moins 3000 ANSI lumens
Une salle avec des fenêtres non occultées ou un éclairage vif nécessite un vidéoprojecteur lumineux. En dessous de 3000 ANSI lumens, l'image devient difficile à lire dès qu'il y a un peu de lumière ambiante. Un bon projecteur de salle de conférence est généralement à 4000 lumens ou plus.
Les connectiques : HDMI d'abord, mais vérifiez les adaptateurs
HDMI est la connectique standard. Mais si vous avez un MacBook récent avec uniquement des ports USB-C ou Thunderbolt, vous avez besoin d'un adaptateur. Demandez à l'espace si des adaptateurs USB-C vers HDMI, Mini DisplayPort vers HDMI et VGA vers HDMI sont disponibles sur place. Ne prenez aucun risque : apportez votre propre adaptateur en plus.
L'alternative : l'écran TV grand format
Pour les petites salles (8 à 10 personnes maximum), un écran TV de 65 à 75 pouces avec HDMI et Chromecast peut remplacer avantageusement un vidéoprojecteur. L'image est plus nette, la couleur plus précise, et il n'y a pas de problème de luminosité. C'est la solution que nous avons choisie pour la salle UENO (20 m², jusqu'à 8 personnes) : un écran HD 55" avec HDMI et Chromecast.
À demander avant de réserver : quelle est la résolution du projecteur ? Combien de lumens ? Quelles connectiques sont disponibles ? Y a-t-il des adaptateurs sur place ?
Le Wi-Fi : débit, stabilité et priorité à la salle
C'est souvent le premier point de défaillance dans les salles de réunion mal équipées. Voici comment évaluer la qualité réelle de la connexion.
Connexion dédiée ou mutualisée ?
La connexion est-elle partagée avec les autres locataires du bâtiment ou est-elle réservée à votre salle ? Une connexion mutualisée peut être parfaitement stable à 9h du matin et complètement saturée à 14h, quand tout le monde reprend le travail. Une connexion dédiée à la salle garantit un débit constant, quelle que soit l'activité dans le reste de l'immeuble.
Le débit minimum selon votre usage
| Usage | Débit minimum recommandé |
|---|---|
| Réunion sans partage d'écran | 10 Mbps upload |
| Visioconférence HD (1 participant) | 20 Mbps upload |
| Visioconférence HD (10 participants) | 50 Mbps upload |
| Formation avec partage d'écran | 30 à 50 Mbps upload |
| 15+ appareils connectés simultanément | 100 Mbps+ symétrique |
La connexion filaire comme option de secours
Pour les présentations importantes ou les démonstrations techniques, une connexion Ethernet filaire est un filet de sécurité appréciable. Si votre ordinateur dispose d'un port Ethernet (ou si vous avez un adaptateur USB-C vers RJ45), demandez si des câbles Ethernet sont disponibles dans la salle.
La visioconférence : au-delà de l'écran et du microphone
Depuis 2020, la visioconférence est devenue un standard dans toutes les réunions. Mais les équipements de visio varient considérablement d'une salle à l'autre.
La caméra de salle
Pour une réunion hybride (certains participants en salle, d'autres à distance), la caméra de votre ordinateur portable posé sur la table n'est pas suffisante. Elle capte les personnes proches et pas les autres, et l'angle de vue est trop étroit pour une grande table. Une caméra de conférence grande angle (type Logitech MeetUp, Owl ou équivalent) permet à tous les participants à distance de voir l'ensemble de la salle.
Le microphone omnidirectionnel
Les microphones intégrés aux ordinateurs portables ne captent correctement que les personnes assises devant l'écran. Pour une salle de 10 personnes autour d'une table, il faut un microphone omnidirectionnel posé au centre de la table, qui capte les voix de tous les participants quelle que soit leur position.
Les haut-parleurs
Dans une grande salle, les haut-parleurs intégrés à l'écran TV ou au vidéoprojecteur sont souvent trop faibles. Pour que les participants à distance soient entendus clairement par tous dans la salle, un système audio dédié (haut-parleur de conférence ou enceintes) est nécessaire.
Conseil : si votre réunion est hybride et que vous avez des participants importants à distance, vérifiez les équipements de visioconférence avant de réserver. Apportez votre propre matériel si nécessaire, ou choisissez une salle qui en est équipée.
L'acoustique : le critère le plus sous-estimé
Une salle de réunion bien équipée techniquement peut quand même être mauvaise si l'acoustique n'est pas au rendez-vous. Deux problèmes se posent fréquemment.
L'isolation phonique
Une bonne isolation phonique empêche les bruits extérieurs d'entrer (couloirs, autres salles, rue) et empêche les conversations de la salle de sortir. C'est indispensable pour les entretiens confidentiels et les négociations. Demandez si les murs et la porte de la salle sont traités acoustiquement.
La réverbération interne
Les grandes salles aux surfaces dures (parquet, béton, grandes vitres) créent de la réverbération : les voix se reflètent et deviennent difficiles à comprendre. Les salles bien conçues intègrent des panneaux acoustiques ou des matériaux absorbants pour limiter cet effet. Sur une présentation de deux heures, la différence est notable en termes de fatigue pour les participants.
Les salles KO WORKING : SKOGEN et UENO
Chez KO WORKING, au 60-62 rue Amelot, Paris 11, les deux salles ont été équipées pour répondre aux besoins réels d'une réunion professionnelle, sans surcoût ni location de matériel à part.
La salle SKOGEN (60 m², jusqu'à 22 personnes en conférence) dispose d'un vidéoprojecteur Full HD avec écran motorisé, d'une connexion Wi-Fi fibre dédiée et d'une connexion Ethernet disponible en option. Tableau blanc grand format, paperboard, télécommande de présentation incluse. Tarif : 170 € HT la demi-journée, 290 € HT la journée.
La salle UENO (20 m², jusqu'à 8 personnes) est équipée d'un écran TV HD 55" avec HDMI et Chromecast, et d'une isolation acoustique renforcée. Idéale pour les entretiens et les réunions de direction où la confidentialité compte. Tarif : 100 € HT la demi-journée, 175 € HT la journée.
Des salles prêtes à l'usage, sans surprise
Vidéoprojecteur Full HD, Wi-Fi fibre, café inclus. Visite possible avant réservation, réponse sous 2h.
Réserver une salleQuestions fréquentes
La différence entre un vidéoprojecteur et un écran TV pour une salle de réunion ?
Un vidéoprojecteur permet d'afficher une image sur une grande surface, idéal pour les salles de 15 personnes et plus. Un écran TV grand format (65" à 86") offre une image plus nette et plus lumineuse, parfait pour les petits groupes jusqu'à 10 personnes. Les deux solutions sont valides, mais leur pertinence dépend de la taille de la salle et du nombre de participants.
Peut-on utiliser son propre laptop pour se connecter à la salle ?
Oui, les salles professionnelles sont conçues pour que vous vous connectiez avec votre propre ordinateur. Vérifiez que la salle dispose des câbles HDMI et des adaptateurs nécessaires pour votre modèle d'ordinateur, ou apportez votre propre adaptateur pour être certain.
Le Wi-Fi d'une salle de réunion peut-il supporter 15 appareils connectés ?
Cela dépend de la connexion. Une fibre dédiée avec un routeur Wi-Fi 6 peut sans problème supporter 20 appareils connectés simultanément. Un Wi-Fi mutualisé avec l'immeuble peut saturer à partir de 5 à 6 appareils si les autres locataires utilisent aussi la connexion en même temps. Demandez toujours si la connexion est dédiée à la salle.
Qu'est-ce que le "Wi-Fi fibre" proposé par certaines salles ?
Le terme désigne une connexion fibre optique qui alimente le point d'accès Wi-Fi de la salle. La fibre garantit un débit élevé et une latence faible. C'est la connexion la plus adaptée aux visioconférences, au partage d'écran en direct et aux présentations en ligne. C'est un critère à vérifier explicitement lors de votre réservation.